この記事では会社の片づけによる業務改善ともいえる会社の5s活動について解説します。
工場やオフィスなど、会社をキレイにする、職場環境を整えることは非常に重要です。業務の効率化はもちろんのことどこに何があるのかを把握しやすくし、キレイな職場で働くことは社員のモチベーションアップにつながるでしょう。
会社の美化活動、片付けを考えると出てくる言葉が「5s活動」というものです。いきなり5s活動といわれても、
- 5s活動とは何か？
- 5s活動とは具体的にどのように進めばいいのか
わからないでしょう。
今回の記事では、5s活動の定義、5s活動の意義、基本的な5s活動の進め方を解説します。
5s活動は導入できると、会社の美化につながりますし、日々の活動の改善が行いやすくなる等、多くのメリットがあります。
ぜひとも5s活動の基本的な考えを理解し、職場環境の改善、職場業務の効率化につなげてください。
以前に、実例も紹介しているのでよかったら参考にしてください。
5s活動とは？
具体的な説明に入る前に、「5s活動とは何か」を説明する必要があります。
最初に確認しなければならないのは、5s活動とはただの掃除や片付けではありません。
５S活動は職場の抱える課題を解決するための改善を目的とした活動です。では、なぜ5s活動の話をするときに掃除や片付けが話題になるかというと、5s活動では片付けを行い、仕組化することが大きなテーマになるからです。
企業の改善活動ですから、キレイになってよかったねという話では終わりません。企業の経営活動が改善されるまで徹底的に片付けを行いしくみ化することが重要です。大切なことなので、2回言いました。
では、具体的な5sのステップを見ましょう。
5s活動の具体的な定義とステップ
5s活動は以下の5つから成り立っています。
| ５ｓ | 定義 |
| 整理 Seiri | 「いるもの」と「いらないもの」を分け、「いらないもの」は捨てる |
| 整頓 Seiton | 「必要なもの」を「必要なとき」に「必要なだけ」取り出せるようになる |
| 清掃 Seisou | キレイにそうじする。日常的に使うものを汚れないようにする |
| 清潔 Seiketsu | 整理・整頓・清掃の状態を維持する |
| しつけ Shitsuke | 整理・整頓・清掃についてのルールを守らせる |
「トヨタの片づけ」ｐ33より
これだけ見ても普通の片づけ、掃除との違いは分からないでしょう。
意識してほしいことは上から順番に行うこと、そして仕事の効率が上がるように仕組み作りを徹底的に行うことです。
一つずつ解説します。
1．整理
一つ目のステップは「整理」です。
整理とは、いるものと要らないものに分類し、要らないものは捨ているもののみを残すことを指します。
整理で重要なことは優先順位（判断基準）と、期限を設けることです。
今持っているものの中で必要なものの順位をつけて、「これは捨てる」という判断基準を設けてください。気分や愛着で判断すると整理はうまくいきません。
個人のものを整理するのであれば愛着は重要でしょうが、５ｓの場合はルールを設けましょう。誰でも5sができるようにするためには誰でもわかるルール作りが必要です。
2．整頓
2つ目のステップは「整頓」です。良く片付けの本やブログで「収納」といわれています。
「片づけ生活」として多くのクライアントの方の悩みを聞いて感じるのは、「どうやったらうまく収納できるのか？」ばかりを考えているせいで逆に収納・整頓まで至らない人がほとんどだということです！
整理収納アドバイザーの間では収納（今回で言うと整頓）の定義は以下の通りになっています。
収納とは、必要な品物を取り出しやすく、使う時のことを考えて収めること
『トヨタの片づけ』という本のフレーズを借りると収納とは「必要なもの」を「必要なとき」に「必要なだけ」取り出せるようにすることだといえます。必要なものを整頓するわけですから、最初に整理ができていないと整頓はできません。
整頓はあくまで整理が完了して、必要なものだけが残ってから行う行為だということを忘れないでください。
整頓のノウハウについては場所や物によって異なるので、別の記事で説明するとして一つ意識してほしいポイントは作業者の導線を考えるです。使う時のことを考えてスムーズに使えるように整頓をしましょう。
3．清掃
整理・整頓によってオフィスや工場などの仕事場所がきれいに片付いたと思います。しかし、これで終わってはいけません。
キレイに片付いた状態を維持するための活動が必要です。それが残りの3s（清掃、清潔、しつけ）です。
まずは清掃について説明します。
整理整頓を行うことでオフィスがきれいになってもきれいな状態を保つためには清掃が欠かせません。ゴミが出たり、汚れてしまった場合には取り除ききれいな状態をキープしましょう。
清掃では、掃除の時間を短くても確保する、掃除用具が簡単に取り出せる場所にしまっておくことが重要です。また、できるだけ掃除をしなくてもすむ状態を作るということも大切になります。
4．清潔
４つ目のステップは清潔です。
清潔とは今までの3sを点検をします。つまり、「整理、整頓、清掃」の状態を維持できているかどうかをチェックすることが清潔です。
清潔では、「整理、整頓、清掃」ができているかどうかのチェック項目を具体的に設定することがポイントとなります。
「きちんと片付けができているか」といった人によって定義が異なる曖昧なチェック項目ではなく、「１ヶ月使われていない書類が机の上に置かれていないか」といった具体的な項目を設定してください。
そのうえで、定期的に全体でチェックする時間を持ちましょう。
維持することもまた、５s活動なのです。
5．躾（しつけ）
最後は躾（しつけ）です。
しつけは５sの決めたルールを実行できるようにすることを指します。厳しい言い方かもしれませんが、ルールを作ったものの周りの人が実行してくれないのは実行しない人ではなくルールを作り教える側の責任です。
３回教えてもできなければ４回教える。これがしつけの基本的な考え方です。
ポイントとしては
- ルールを作り、教える側が現場へ行く
- ルールを作った理由を説明する
- ５s、特に整理整頓も仕事の一部であると理解した上で周りの人に伝える
- 本気になる
です。「たかが片付け」と思う人は多いですが、片付けを仕組み化すれば仕事が楽になる、生産性が上がるんだと本気で思い、周りの人に説明しましょう。
あなたの５s活動の熱意が、５s活動の成功を決める重要な要素なのです。
おまけに：片付けは働き方改革！？
世間では働き方改革が大きな話題になっています。片付けが仕組み化されれば仕事の効率が上がり、余計な仕事が減り生産性が上がります。じつは５s活動は働き方改革を進めることにもつながるすごい活動なのです。
就業時間を無理やり作り、社員を強制的に家に返す前に仕事場をきれいにして仕組み化しませんか？
最後に-５sの手順を理解して会社の５s活動を進めてください-
いかがですか？
今回は会社の５s活動について説明しました。５sとは何か？具体的にどのようなことを行うのかを理解した上で５s活動を行うことによって正しく会社内に広めることができます。
５s活動の具体的なポイントやノウハウについては別の記事で説明します。まずはこの記事で５s活動の基礎とも言える考え方を理解してください。
そのうえで５s活動を行って会社の仕事の生産性を上げましょう。
デスク周りを片付ける。身の回りの書類を見直す。小さなアクションからでも構いません。片付けの効果を肌で感じてもらえれば「あ、５s活動って仕事に役に立つぞ！」と実感してもらえることでしょう。
あなたの会社のオフィスが片付いて仕事が楽になることを願っています。
5s活動の事例については以下の記事にて解説しているのでよかったら参考にしてください。
働き方改革は会社の片付けから！方法がわからない方は是非ご相談ください
片付けは正しく行うことで仕事の生産性を大幅に上げることができます。
５s活動は働き方改革に直結する重要な活動とも言うことができるでしょう。５s活動は仕組み化されれば非常に有効ですが、今まで仕組み化されていない片付けを始めとした活動を定着させることは簡単ではありません。
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