今回は仕事で使う書類の収納を行ったので、紹介します。
仕事で使う書類は放っておくとどうしても増えてしまうと思うので、参考にしてください。
今までの書類の収納
下の写真がビフォーです。
ビフォー画像
画像には4冊分しかありませんが、5冊ありました。さらに、キングジムのでかい2穴ファイルが2冊もあったんです。そのせいで、スペースをめちゃくちゃ圧迫していました。
また、2穴ファイルだと、いちいち穴をあけて差し込むのが面倒ですし、一枚ずつ保存するのが大変でした。仕事をするときには大量の書類があるので、一枚ずつ確認して保存するのは労力も時間ももったいない。
また、書類を収納するとき、二穴ファイルのほかにクリアポケットを使っていました。
これ、書類を一枚ずつ入れないといけないので、書類の枚数が増えるとめちゃくちゃ不便なんです。これもなくしたいと思いました。
書類収納のシステムを見直して、手間をかけないようにしたいというのが目標になっています。また、書類の量そのもの多かったので、要らない書類を処分する作業も行いました。
今回の書類の整理収納では、次のようなことを意識しました。
- 穴あけパンチを使ってリングファイルに入れる必要のない書類収納
- 書類を一枚一枚クリアポケットに入れなくて済む書類の管理
- 手間をかけることなく、書類を分類できるシステムを作る
- 要らない書類をがっつり捨てる
ファイルボックスを活用して書類を使いやすく整理収納
書類の管理、収納を楽にするために、ファイルボックスを活用しました。
こんなやつです。
ファイルボックスは、書類を放り込むだけでよいので、収納するのがとても楽なのです。
手順としては、
- 捨てる
- 分類する
- ラベリングする
ですね。以前に、書類の整理収納はフォルダを使えばあっという間に簡単にできる！という記事を書いたので、詳しい手順については読んで確認してください。
要らない書類をがっつり捨てて。
残った書類をラベリングすることによって、一目で書類の種類がわかります。ラベリングについては「収納が楽になる！モノがおしゃれに見える！ラベリング、収納ラベルの事例」をお読みください。
オフィスの書類の整理収納アフター画像はこちら
最終的にはこんな感じ
アフター画像
写真のせいで見づらいかもしれませんが、ファイルボックス2つ分に収まっています。以前使っていた、2穴の紙のファイル5冊とキングジムのでかいファイルは必要なくなりました。
これから仕事で書類が出ても、ラベリングされたファイルに放り込むだけなので超楽です。ここに当てはまらない書類はいらないと判断基準も明確なのもうれしい。
また、スペース的には3分の1程度になりましたとさ。圧倒的場所の節約。
注意点としては、期限を決めて収納するということです。期限を決めれば捨て時がわかりますから。整理（断捨離）することも意識した収納になっています。
ファイルボックスを使った書類の整理収納は本当に簡単で、仕事が楽になるのでお勧めです。
具体的な手順や方法は以下の記事にわかりやすく書いているので、参考にしてください。
●書類の整理収納はフォルダを使えばあっという間に簡単にできる！
●10分でできる書類の整理収納方法を教えます～書類の収納は定期的に見直しましょう！～
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